1. DEFINICIONES

Plataforma: sitio web, aplicación móvil y cualquier medio digital operado por ENTELIA TECHNOLOGIES SAS bajo la marca comercial Vigilantia.

Servicio: servicio de verificación de antecedentes y validación de identidad ofrecido por Vigilantia bajo tres modalidades: (i) B2C, verificación individual para hogares; (ii) B2B API, verificación empresarial integrada vía API sin almacenamiento de datos de consulta; (iii) B2B Portal, verificación empresarial a través del portal con almacenamiento de resultados, que puede incluir verificación de identidad biométrica (KYC).

Usuario B2C: persona natural mayor de edad que accede a la Plataforma para verificaciones individuales.

Cliente B2B: persona natural o jurídica que contrata el Servicio vía API (B2B API) o portal empresarial (B2B Portal).

Persona Verificada o Titular: persona natural mayor de edad cuyos datos son objeto de consulta, previo consentimiento.

Reporte: documento digital con los resultados de las consultas realizadas en fuentes nacionales e internacionales.

Consentimiento: autorización previa, expresa e informada obtenida mediante mecanismo digital trazable con verificación OTP.

Créditos: unidades de uso prepagadas mediante recargas.

OTP: código de verificación de un solo uso enviado vía WhatsApp.

Fuentes de Información: bases de datos y registros de entidades oficiales nacionales e internacionales consultadas a través de la Plataforma, incluyendo de manera enunciativa y no limitativa: A nivel nacional: Policía Nacional de Colombia (antecedentes penales y policivos), Procuraduría General de la Nación (sanciones disciplinarias), Contraloría General de la República (inhabilidades fiscales), Registraduría Nacional del Estado Civil — RNEC (validación de identidad), SIMIT (comparendos y multas de tránsito), y demás entidades oficiales colombianas. A nivel internacional: Lista Consolidada de Sanciones del Consejo de Seguridad de la ONU (vinculante para Colombia conforme a la Ley 1121 de 2006), Lista OFAC/SDN del Departamento del Tesoro de EE.UU. (Lista Clinton), INTERPOL, Europol, FBI, DEA, Listas de Sanciones de la Unión Europea, HM Treasury del Reino Unido, Listas de Personas Expuestas Políticamente (PEPs) nacionales e internacionales, ICIJ Offshore Leaks (Panama Papers, Pandora Papers, Paradise Papers), y demás listas vinculantes, restrictivas y de buena práctica en materia de prevención de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM).

Homonimia: situación en la que dos o más personas comparten nombre igual o similar.

Verificación KYC: proceso de Know Your Customer que incluye verificación biométrica facial, prueba de vida (liveness detection), validación de documento de identidad y prueba de domicilio, prestado a través de un proveedor tecnológico especializado (Encargado del Tratamiento).

Datos Biométricos: datos sensibles derivados del reconocimiento facial y la prueba de vida utilizados en la Verificación KYC, conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.

2. ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS

Al acceder, registrarse o utilizar la Plataforma, el Usuario o Cliente declara haber leído, comprendido y aceptado estos Términos, la Política de Privacidad y la Política de Tratamiento de Datos. La aceptación se materializa mediante el botón de registro o el botón de continuar, conforme al artículo 48 de la Ley 1480 de 2011. Vigilantia puede modificar estos Términos con al menos quince (15) días calendario de anticipación notificados por correo electrónico y/o aviso en la Plataforma.

3. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO Y NATURALEZA DE LA OBLIGACIÓN

3.1. Descripción general

Vigilantia es una plataforma tecnológica que actúa como intermediario facilitador para la verificación de antecedentes y validación de identidad. Facilita el acceso automatizado a información disponible en fuentes nacionales del Estado colombiano y en fuentes internacionales (listas vinculantes, restrictivas, de sanciones y de organismos internacionales), y en la modalidad KYC, la verificación biométrica de identidad mediante proveedor tecnológico especializado.

3.2. Naturaleza de la obligación

La obligación de Vigilantia es de medio y no de resultado. Vigilantia no genera, produce, certifica, modifica, rectifica ni interpreta la información de las fuentes públicas. La Plataforma refleja fielmente la información disponible al momento de la consulta.

3.3. Homonimia y responsabilidad de verificación

El Usuario y Cliente reconocen que: algunas fuentes solo permiten búsqueda por nombre (posibles homónimos); la verificación, validación e interpretación de los resultados es responsabilidad exclusiva de quien consulta; los Reportes son herramientas de apoyo y no el único criterio para decisiones de contratación o vinculación; y los hallazgos son de carácter informativo, sin implicar culpabilidad ni impedimento.

4. MODALIDADES DEL SERVICIO

4.1. Servicio B2C (Verificación individual)

Para personas naturales que verifican antecedentes de personal doméstico y de confianza:

a)     Consentimiento de la Persona Verificada mediante enlace digital con OTP vía WhatsApp.

b)     Reportes almacenados en la Plataforma y accesibles para el Usuario.

c)     Pago mediante recargas (créditos) a través de pasarela autorizada.

4.2. Servicio B2B API (Verificación empresarial sin almacenamiento)

Para empresas que integran la verificación vía API:

d)     Acceso mediante integración API con credenciales empresariales.

e)     El consentimiento de la Persona Verificada es responsabilidad exclusiva del Cliente B2B.

f)      Vigilantia NO almacena los datos ni el contenido de las consultas. Los resultados se entregan vía API sin que Vigilantia conserve copia.

g)     Vigilantia solo conserva logs y huellas digitales (fecha, hora, IP, tipo de consulta) para trazabilidad, seguridad y facturación.

4.3. Servicio B2B Portal (Verificación empresarial con almacenamiento y KYC)

Para empresas que realizan verificaciones a través del portal empresarial de Vigilantia:

h)     Acceso mediante portal web con credenciales empresariales.

i)       Los Reportes y resultados de consultas SÍ se almacenan en la Plataforma de Vigilantia y permanecen accesibles para el Cliente.

j)       El consentimiento de la Persona Verificada es responsabilidad del Cliente B2B.

k)     Esta modalidad puede incluir Verificación KYC (Know Your Customer), que comprende: reconocimiento facial, prueba de vida (liveness detection), validación de documento de identidad y prueba de domicilio.

l)       La Verificación KYC es prestada a través de un proveedor tecnológico especializado (Encargado del Tratamiento) bajo contrato con cláusulas de protección de datos.

m)    Los datos biométricos y documentos procesados en la Verificación KYC son almacenados tanto en la Plataforma de Vigilantia como en los sistemas del proveedor tecnológico.

n)     Los datos biométricos son datos sensibles conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 y requieren autorización explícita y reforzada del Titular.

5. REQUISITO OBLIGATORIO DE CONSENTIMIENTO

5.1. Consentimiento en B2C

Flujo digital trazable: enlace vía WhatsApp/SMS/correo → revisión de información → firma con OTP (firma electrónica, Ley 527 de 1999) → registro de fecha, hora, IP, dispositivo y OTP.

5.2. Consentimiento en B2B (API y Portal)

La obtención del consentimiento es responsabilidad exclusiva del Cliente B2B. El Cliente declara y garantiza que ha obtenido autorización previa del Titular conforme a la Ley 1581 de 2012. Cuando el servicio incluya Verificación KYC, el Cliente deberá obtener además autorización explícita y reforzada para el tratamiento de datos biométricos, informando al Titular sobre su carácter sensible y el carácter facultativo de la respuesta.

5.3. Responsabilidad por falta de consentimiento

El incumplimiento es responsabilidad exclusiva del Usuario o Cliente, quien mantendrá indemne a Vigilantia de cualquier reclamación, sanción o daño derivado de verificaciones sin consentimiento válido.

6. REQUISITOS DE REGISTRO Y CAPACIDAD

Usuario B2C: teléfono, correo, mayor de 18 años, aceptar Términos y Políticas. Cliente B2B: cumplir requisitos del acuerdo comercial y aceptar Términos. Cuenta personal e intransferible.

7. USO PERMITIDO Y PROHIBICIONES

Usos autorizados: verificación de personal doméstico (B2C), selección de personal y debida diligencia (B2B), validación de identidad KYC. Prohibiciones: uso sin consentimiento, discriminación, acoso, reventa, ingeniería inversa, bots no autorizados, múltiples cuentas fraudulentas. Suspensión inmediata ante infracciones.

8. RESTRICCIÓN DE REVENTA

Prohibida la reventa o transferencia del Servicio sin autorización escrita. Penalidad del 10% del valor del plan contratado, sin perjuicio de acciones legales adicionales.

9. PAGOS, CRÉDITOS Y REEMBOLSOS

Sistema de recargas en COP con impuestos incluidos. Factura electrónica por recarga. Créditos vigentes por 6 meses. Reembolsos solo por fallo técnico imputable a Vigilantia, cobro duplicado, o retracto dentro de 5 días hábiles sin uso (Art. 47 Ley 1480 de 2011).

10. PROPIEDAD INTELECTUAL

Todos los derechos sobre la Plataforma son de ZOOMTRACK SAS, protegidos por Ley 23 de 1982, Decisión 351 CAN y normas concordantes. Código fuente protegido como secreto empresarial.

11. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD

Vigilantia no responde por: exactitud de fuentes públicas, daños directos o indirectos, decisiones basadas en Reportes, interrupciones por fuerza mayor o indisponibilidad de fuentes. Responsabilidad máxima limitada a montos pagados en los últimos 3 meses. Servicio "TAL CUAL" y "SEGÚN DISPONIBILIDAD".

12. CLÁUSULA DE INDEMNIDAD

El Usuario o Cliente mantiene indemne a Vigilantia de cualquier reclamación derivada de: uso indebido, verificaciones sin consentimiento, uso indebido de Reportes, o violación de leyes.

13. SUSPENSIÓN Y TERMINACIÓN

Causales: incumplimiento de Términos, uso ilícito, fraude, requerimiento de autoridad, inactividad superior a 12 meses. Sin compensación ni reembolso de créditos.

14. FUERZA MAYOR

Exención de responsabilidad conforme al artículo 64 del Código Civil colombiano.

15. REPORTES Y DENUNCIAS

Canal: [email protected].

16. DIVISIBILIDAD

Disposiciones inválidas no afectan las demás.

17. CESIÓN

Prohibida sin consentimiento escrito. Vigilantia puede ceder en fusiones o adquisiciones.

18. INTEGRIDAD DEL ACUERDO

Estos Términos, Política de Privacidad y Política de Tratamiento constituyen el acuerdo íntegro. No se crea relación de agencia, sociedad o empleo.

19. LEY APLICABLE Y CONTROVERSIAS

Leyes de Colombia. Arreglo directo (30 días) → MASC → jurisdicción de Bogotá D.C.

20. DERECHOS DEL CONSUMIDOR

Ley 1480 de 2011 prevalece. Autoridad: SIC (www.sic.gov.co).

21. CONTACTO

Razón social: ENTELIA TECHNOLOGIES SAS (operando bajo la marca comercial Vigilantia)

NIT: 902.071.871 - 4

Domicilio: Barranquilla., Colombia

Correos: [email protected]

Web: www.vigilantia.io