La Vigilantia: qué es y cómo protege a los empleadores colombianos

¿Qué es la vigilantia y por qué le interesa a usted como empleador?

En Colombia, la palabra vigilantia hace referencia a la práctica de verificar, de manera rigurosa y sistemática, los antecedentes de una persona antes de tomar una decisión de contratación. No se trata de desconfianza gratuita ni de invadir la privacidad de nadie: se trata de ejercer una debida diligencia que protege a su empresa, a su hogar y a las personas que ya trabajan con usted.

El concepto viene del latín vigilantia, que significa "estado de alerta" o "cuidado continuo". En el contexto laboral y doméstico colombiano, aplicar la vigilantia significa que usted no contrata a ciegas: confirma que la información que le presentó el candidato es verdadera, que no existe ningún antecedente que represente un riesgo y que la persona es quien dice ser.

¿Por qué los empleadores colombianos deben tomarse esto en serio?

Colombia tiene un mercado laboral dinámico y competitivo. Todos los días, miles de personas buscan empleo y presentan hojas de vida con información que no siempre puede confirmarse a simple vista. Lamentablemente, es más común de lo que parece encontrar candidatos que exageran su experiencia, ocultan empleos anteriores de los que fueron despedidos por causa grave, o incluso presentan documentos con datos incorrectos.

Esto no significa que la mayoría de los candidatos sean deshonestos. Significa que, sin un proceso de verificación, usted no tiene manera de distinguir a quien sí cumple con lo que promete de quien no. La vigilantia le da esa claridad.

Piénselo así: si usted va a contratar a alguien para manejar su dinero, cuidar a sus hijos, conducir su vehículo de carga o acceder a información confidencial de su empresa, tiene todo el derecho —y la responsabilidad— de saber con quién está tratando.

¿Qué se verifica en un proceso de vigilantia?

Un proceso de verificación de antecedentes bien hecho en Colombia incluye varios componentes que, juntos, ofrecen una imagen completa y confiable del candidato. Estos son los más relevantes:

• Antecedentes judiciales y de policía: Permiten saber si la persona tiene anotaciones en bases de datos del sistema judicial colombiano. La Policía Nacional y la Fiscalía General de la Nación ofrecen canales oficiales para consultar esta información.
• Verificación de identidad: Confirmar que el número de cédula de ciudadanía corresponde efectivamente a la persona que se está evaluando, y que no hay inconsistencias en los datos básicos.
• Historial laboral: Contactar directamente a los empleadores anteriores para confirmar fechas de vinculación, cargos desempeñados, motivos de retiro y desempeño general. Esta es una de las partes más reveladoras del proceso.
• Verificación de estudios y títulos: Confirmar con las instituciones educativas que los diplomas y certificaciones presentados son auténticos. En Colombia, el Ministerio de Educación Nacional tiene herramientas públicas para verificar títulos de educación superior.
• Referencias personales y laborales: Hablar con personas que conocen al candidato en un contexto profesional o personal para obtener una valoración adicional.
• Antecedentes en listas restrictivas: Verificar si el nombre o documento del candidato aparece en listas de control como la del sistema SARLAFT, utilizado en el sector financiero y empresarial para prevenir el lavado de activos.

La vigilantia en el hogar: empleados domésticos y cuidadores

No solo las empresas necesitan aplicar la vigilantia. Las familias colombianas que contratan empleados domésticos, niñeras, conductores o cuidadores de adultos mayores también deben hacerlo. En el ámbito doméstico, la confianza es aún más delicada porque la persona tiene acceso directo al hogar, a los niños, a los adultos vulnerables y a los bienes más preciados de la familia.

Muchas personas cometen el error de contratar a alguien solo porque viene recomendado por un conocido, sin hacer ninguna verificación formal. Una recomendación personal es un buen punto de partida, pero no reemplaza un proceso de verificación. Los conocidos también pueden equivocarse o simplemente no saber todo sobre la persona que están recomendando.

¿Cómo aplicar la vigilantia paso a paso?

Aplicar un proceso de vigilantia no tiene que ser complicado ni intimidante. A continuación, le compartimos una guía práctica para hacerlo de manera ordenada:

1. Solicite los documentos completos desde el principio: Cédula de ciudadanía, hoja de vida detallada con datos de empleadores anteriores y contactos de referencias. Asegúrese de que la información esté completa antes de avanzar.
2. Verifique la identidad del candidato: Consulte la Registraduría Nacional del Estado Civil para confirmar que la cédula es válida y corresponde a la persona.
3. Consulte los antecedentes judiciales y de policía: Acceda a los portales oficiales disponibles en Colombia. Estos servicios son públicos y gratuitos para las consultas básicas.
4. Llame a los empleadores anteriores: No se limite a los que el candidato listó como referencias. Si la hoja de vida menciona empleos anteriores, contacte directamente a esas empresas. Pregunte sobre el desempeño, la puntualidad, el motivo del retiro y si lo volverían a contratar.
5. Verifique los títulos educativos: Si el cargo requiere una formación específica, confirme con la institución o a través del Ministerio de Educación que el título es auténtico.
6. Documente todo el proceso: Guarde registros de las verificaciones que realizó. Esto es importante no solo para su tranquilidad, sino también en caso de que en el futuro se genere alguna controversia.

Aspectos legales que debe tener en cuenta

En Colombia, la verificación de antecedentes debe hacerse respetando las normas de protección de datos personales establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Esto significa que usted debe informarle al candidato que va a realizar verificaciones y, en lo posible, obtener su consentimiento por escrito.

Usar la información obtenida para discriminar por razones no relacionadas con el cargo —como condiciones de salud, orientación sexual o afiliación política— está prohibido por la ley colombiana. La vigilantia es una herramienta para evaluar idoneidad y confiabilidad, no para estigmatizar.

Dicho esto, si encuentra información que representa un riesgo real para su empresa, su familia o sus empleados actuales, usted tiene el derecho legítimo de tomar decisiones basadas en esa información.

Conclusión: verificar es cuidar

La vigilantia no es un lujo reservado para las grandes empresas. Es una práctica que cualquier empleador —desde una pyme en Medellín hasta una familia en Bogotá que necesita una niñera— puede y debe aplicar. El tiempo y el esfuerzo invertidos en este proceso se traducen en contrataciones más seguras, ambientes de trabajo más confiables y, en muchos casos, en la prevención de situaciones que pueden ser costosas o dolorosas.

La próxima vez que esté a punto de contratar a alguien, recuerde: la confianza se construye sobre hechos verificados, no sobre suposiciones. Antes de firmar cualquier contrato o abrir las puertas de su hogar o empresa, tómese el tiempo de verificar. Su tranquilidad —y la de quienes dependen de usted— bien lo vale.